La dématérialisation pour le spectacle : à quoi ça sert ?

Pourquoi les producteurs de spectacle ont tout à y gagner 

La dématérialisation permet :

• Une réduction des coûts (impression, envois postaux, stockage papier)

• Une réduction immédiate du temps administratif

• Une accessibilité totale, même à distance

• Une sécurisation juridique des documents

• Une démarche écologique simple et concrète

Tous les documents numériques restent juridiquement valables et garantissent un haut niveau de confidentialité.

Attention aux multiples solutions de dématérialisation qui n’ont pas toujours de validité juridique ou qui ne font pas gagner tant de temps qu’espéré.

Un coffre fort numérique n’est pas un simple espace de stockage

Chez Intermipaie, les bulletins de paie et documents sociaux sont conservés via les solutions DV-LOG, conformes aux exigences :

• Norme AFNOR
• Certification RGS**
• Référentiel ETSI TS 102 042
• Intégrité, traçabilité et conservation 50 ans

C’est ce niveau de certification qui garantit la valeur légale des documents numériques.

La signature électronique : ce que la loi exige vraiment

Une signature électronique valable doit :

• Être associée à un certificat électronique

• Permettre une authentification réelle du signataire

• Être horodatée

• Être conforme au règlement eIDAS

Envoyer un contrat par mail puis demander une signature scannée n’est pas valable juridiquement.

Avec Intermipaie + DVLOG :

✔ signature OTP (email + SMS)

✔ cachet serveur certifié

✔ documents horodatés

✔ traçabilité complète

✔ archivage sécurisé

Comment gagner réellement du temps ?

Pour bénéficier au maximum du gain de temps grâce à la dématérialisation, la solution choisie doit :

– intégrer une reconnaissance des documents afin qu’ils soient automatiquement envoyés dans le bon coffre ou vers le bon signataire, donc mieux vaut éviter toutes les solutions qui consistent à glisser chaque document au bon endroit.

– intégrer la possibilité d’envoyer les documents par courrier postal en cas de refus de dématérialisation du salarié,

Les plateformes de signature électronique sont elles une solution acceptable ?

Les plateformes de signature électronique sont une première étape pour aller vers la dématérialisation puisque valables juridiquement, cependant il n’y a pas de reconnaissance du document pour l’envoi au bon destinataire, la tâche de glisser le document au bon endroit reste à faire, les envois groupés ne sont donc pas possibles, à moins de demander un développement spécifique à chaque type de document envoyé, la solution économique devient alors coûteuse.

Comment INTERMIPAIE peut vous offrir une dématérialisation réussie ?

Intermipaie travaille avec DV-LOG, éditeur spécialisé spectacle/audiovisuel, pour vous offrir :

✔ Coffre-fort numérique intégré

✔ Signature électronique conforme RGS**

✔ Portail salarié

✔ Envoi automatique des bulletins

✔ Archivage employeur

✔ Suivi en temps réel

✔ Possibilité d’envoi postal en cas de refus salarié

Nos outils permettent un traitement 100% automatisé des documents, sans glisser-déposer manuel.