Sommaire

1. Prestations de INTERMIPAIE
2. Modalités de transmission des données par le client d’INTERMIPAIE
3. Définition de la prestation
4. Responsabilités
5. Prix des solutions INTERMIPAIE et facturation
6. Durée
7. Résiliation du contrat pour manquement aux obligations
8. Cession du contrat
9. Confidentialité
10. Contraintes techniques
11. Force majeure
12. Loi applicable

Conditions Générales de Vente

1) Prestations de INTERMIPAIE

2) Modalités de transmission des données par le client de INTERMIPAIE

Le Client s’engage à transmettre à INTERMIPAIE l’intégralité des éléments concernant l’établissement des bulletins de salaire :

1) Soit par saisie directe sur la plateforme mise à disposition dans la solution Contrat en mode collaboratif : INTERMIPAIE met à la disposition du Client un serveur internet lui permettant de saisir en direct les éléments variables des salaires à établir. Le Client accède à l’écran de saisie des données variables, au moyen d’un mot de passe unique fourni par INTERMIPAIE.

2) Soit par l’envoi de fichiers ou messages sur un espace privé du site https://intermipaie.fr : le client s’engage à envoyer la liste des salariés contenant les données essentielles à l’établissement de leurs bulletins de paie, chaque salarié sera défini par un matricule, le client s’engage à renvoyer de la même façon la liste mise à jour en cas de nouvelle entrée de salarié. Les données variables des paies pourront ensuite être envoyées par mail à condition que parmi les données propres au salarié seul le numéro de matricule du salarié apparaisse dans le corps du mail.

3) Définition de la prestation

INTERMIPAIEINTERMIPAIE s’engage à fournir la (les) prestation(s) suivante(s) 

 1) Pour tous en cas de besoin, WIMPROD s’engage à affilier la structure du client auprès des différentes caisses sociales et aux impôts (autorisation de prélèvement SEPA).

 2) Contrat :

Chaque jour une fois avant 8h et une autre fois après 19h, les DPAE (déclaration préalable à l’embauche) correspondantes aux nouvelles saisies sont transmises par e-mails cryptés au centre informatique de l’Urssaf. Le client a la possibilité de cocher ou non l’envoi des DPAE pour choisir le jour où celles-ci sont envoyées, le jour d’envoi doit précéder la date d’embauche de minimum 1 jour à maximum 6 mois.

INTERMIPAIE s’engage à transmettre au CIRSO (service informatique de l’URSSAF concernant les D.U.E.) deux fois par jour les D.U.E. correspondantes. Chaque jour le Cirso retourne à INTERMIPAIE des accusés de réception (dans un délai maximal de 5 jours francs) qui sont automatiquement consultables sur la plateforme permettant ainsi au Client de vérifier la bonne transmission des D.U.E. qu’il a saisi et la bonne réception par l’Urssaf de celles-ci. Le client ayant la possibilité de contrôler la bonne transmission des D.U.E.à l’Urssaf, il doit impérativement s’assurer de la saisie des éléments dans des délais lui permettant de contrôler leurs bonnes transmissions.

INTERMIPAIE décline toutes responsabilités directes ou indirectes concernant la transmission des D.U.E. dans les délais obligatoires.

 En cas de panne du serveur internet, INTERMIPAIE se charge de le remplacer sous 48 heures afin de permettre au client de procéder à la saisie dans le plus court délai. Il est précisé que INTERMIPAIE se charge entièrement des paramétrages en cas de changement de législation. Toute modification de paramètres due à un changement de la législation ne sera pas facturée.

 Au moment où il le souhaite, le client choisit la fonction « Edition des contrats » permettant de télécharger le ou les contrats sélectionnés au format PDF. Le contenu des contrats est paramétré par INTERMIPAIE dans un délai de 2 jours francs à compter de la date de demande du client et doit être contrôlé par le client avant sa transmission au salarié. INTERMIPAIE décline ainsi toute responsabilité sur la légalité du contenu des contrats types que le client lui aurait fait paramétrer. Le client est tenu de faire contrôler la légalité de ses contrats par une personne habilitée. Le client reste entièrement responsable des informations inclus dans les contrats fournis aux salariés.

 Dans le mode délégatif, les DPAE sont envoyées à l’URSSAF au fil de l’eau. Les contrats sont édités dans les 24h qui suivent la demande du client par mail, à condition que INTERMIPAIE dispose de toutes les données nécessaires à l’édition des contrats.

3) Paie :

 Le client peut demander la génération de bulletins à INTERMIPAIE de feux façons différentes

• Soit en choisissant au moment où il le souhaite, la fonction « demande de génération des payes » présente sur la plateforme de la solution Contrat 
• Soit de façon automatique : sauf avis contraire de la part du client, toutes les DPAE transmises donnent lieu à une génération automatique des bulletins de paie (2 jours après la fin de la prestation : qui laisse le temps de prévenir INTERMIPAIE si certains salariés étaient absents)INTERMIPAIE se charge alors :

• D’établir les bulletins de paie
• De vérifier la correspondance des données variables du client avec les éléments des bulletins établis
• De déposer sur l’espace de stockage de la solution WimContrat ou d’envoyer par e mail protégé des fichiers contenant :
  • Les bulletins originaux
  • Les attestations Pôle emploi des intermittents (AEM)
  • Les certificats congés spectacles
  • Les bordereaux trimestriels de déclaration FNAS et FCAP
  • Etats mensuels ou trimestriels (liste du personnel, état des charges)
  • Ecritures comptables pour intégration dans les logiciels, édition de fichiers de paiements des salaires par chèque ou virement, Edition des livres de paie, des états réduction Fillon
  • Etats annuels (bordereaux de déclaration de la médecine du travail CMB, de la déclaration auprès des organismes de formation professionnelle AFDAS, de la déclaration d’assurance chômage, taxe d’apprentissage et taxe sur les salaires)
  • Etats justificatifs de réduction de cotisations et crédit d’impôts
  • Edition des documents de fin de contrat des permanents (attestation Pôle Emploi, certificat de travail, solde de tout compte)
  • Edition des attestations de salaire en cas de maladie, congé maternité, accident du travail…
• D’effectuer les Télédéclarations et télérèglements des charges sociales 5 jours avant la date d’exigibilité des cotisations :
  • DSN mensuelles (Urssaf, Audiens, Congés spectacles, Pôle emploi permanents, Impôts sur le revenu)
  • DSN événementiel (arrêt maladie, congé maternité…)
  • Pôle emploi mensuel (DUCS et AEM)

4) Demat :

INTERMIPAIE se charge de donner un accès à une plateforme de dématérialisation de la société eDocGroup (norme AFNOR), permettant l’archivage de documents et l’envoi aux salariés.

Archivage des documents dans un coffre fort numérique certifié

INTERMIPAIE s’engage à traiter tous les documents de paie, selon ce processus :

• Transfert d’un dossier de fichiers pdf (chaque fichier contenant : un bulletin de paie, un AEM et un certificat congés spectacles) dans un coffre fort numérique certifié au nom du client employeur
• Si le client édite ses documents de paie en dehors d’INTERMIPAIE, le client doit déposer ses fichiers sur un coffre fort numérique certifié mis à disposition par INTERMIPAIE
• Découpage du dossier par salarié, transfert des fichiers par salarié sur un coffre fort personnel avec une garantie de durée de vie de 50 ans
• Une étape de validation par le client employeur peut être mise en place avant le transfert aux salariés

Si le client souhaite exclure certains bulletins de ce processus, il doit en informer son gestionnaire de paie au moment de la demande de génération des bulletins, soit par mail via la plateforme WimContrat soit en notant un commentaire dans une rubrique annexe via la plateforme soit par mail direct

Signature électronique des contrats de travail

INTERMIPAIE s’engage à traiter tous les contrats de travail, selon ce processus :

• Pour les utilisateurs de Demat (mode collaboratif ou délégatif) : Transfert des contrats de travail à signer dans un coffre fort numérique certifié au nom du client employeur
• Si le client édite lui-même ses contrats de travail, le client doit déposer ses contrats sur un coffre fort numérique certifié mis à disposition par INTERMIPAIE
• Envoi des contrats à la signature électronique à l’employeur, puis au salarié
• Archivage des contrats signés dans le coffre employeur et dans le coffre salarié

5) Reste à charge de l’employeur

• Les versements des paies aux salariés
• La gestion des congés payés
• La gestion des numéros d’objet
• La gestion des visites médicales
• Les contentieux avec les caisses sociales pour non paiement des cotisations

4) Responsabilités

 1) de INTERMIPAIE

INTERMIPAIE s’engage à exécuter sa mission avec diligence et professionnalisme et selon les règles en vigueur dans sa profession. INTERMIPAIE a une obligation de moyens. INTERMIPAIE s’engage au respect d’une obligation de confidentialité en ce qui concerne le contenu de la mission, les informations et les documents communiqués par le Client.

INTERMIPAIE ne pourra être tenu pour responsable de la non-production d’une quelconque déclaration sociale dès lors que le client n’a pas validé en temps et en heure son formulaire de préparation de paie.

2) du client

 Le client est seul en mesure de s’assurer de la validité de l’ensemble des données de paie qu’il fournit à INTERMIPAIE par l’intermédiaire des formulaires de saisie mis à sa disposition sur la plateforme ou par mail. Cette transmission d’information est sous sa seule et unique responsabilité. En conséquence, INTERMIPAIE ne pourra être tenu responsable d’une erreur de quelque nature que ce soit, du fait que l’information préalable est saisie par le client. Le client dispose d’un délai de huit jours pour contester les valeurs indiquées dans les documents administratifs (bulletins de paie, déclarations…).

Le client garde l’entière responsabilité des déclarations hors délai, erronées ou incomplètes qui seraient de son fait.

Le client doit s’assurer de la validité des cartes de séjour et cartes de travail, en cas d’emploi de salariés étrangers, et de la validité des attestations des visites médicales de ses salariés.

Le client s’engage à transmettre sous 48h à INTERMIPAIE tout document ou information qu’il aura reçu d’un organisme de protection sociale (URSSAF, Pôle Emploi, Retraite, Mutuelle, etc) ou des impôts et qui aurait un impact sur le traitement ou le paramétrage du dossier de paie (changement de taux AT, )

5) Prix des solutions INTERMIPAIE et Facturation

1) Prix

Le montant à l’inscription s’élève à 120 € ht, quel que soit la solution choisie et payable une seule fois quel que soit le nombre de solutions choisies.

• Contrat : gratuit si le client utilise Paie sinon 12 € ht / mois
• Paie : 11 € ht / bulletin + 1€ ht / contrat si le client n’utilise pas Contrat et que IntermiPaie se charge des DPAE et contrats de travail
• Demat : 1 € ht / document :
  • Signature électronique : un document correspond à un contrat de travail signé par le client employeur et par son salarié (+0,25 € ht par signataire supplémentaire)
  • Coffre fort numérique : un document correspond à un fichier, pouvant contenir un bulletin + un AEM et un congé spectacle
  • Envoi par la poste en cas de refus de dématérialisation : 1 € ht pour 3 pages max + 0,25 € ht par page supplémentaire + frais postaux réels (tarif ecopli grand compte)
• Reprise des bulletins de paie (facultative pour les intermittents, nécessaire pour les permanents entrés en cours d’année) : 3€ ht / bulletin
• Toutes prestation complémentaire sera facturée au taux horaire en vigueur soit actuellement 60 € ht / heure, divisible par quart

Ces tarifs sont révisables une fois par an à date anniversaire de l’inscription du client. 

2) Modalités de facturation et de règlement

Le compte du client est ouvert dès l’inscription à INTERMIPAIE concrétisé par la réception du règlement correspondant aux frais d’inscription, le paiement peut être fait par virement, par prélèvement ou par chèque.

Les prestations du mois (N) sont facturées chaque 10 du mois (N+1) selon la consommation du mois (N) et doivent être réglées par prélèvement automatique le 15 du mois (N+1) ou par virement ou chèque à la date de réception de la facture envoyée par mail.

Les frais bancaires engendrés par un impayé (chèque sans provision, rejet de prélèvement) sont refacturés directement au client.

6) Durée

Le contrat prend effet à la date de sa signature pour une durée indéterminée

Le contrat se renouvelle chaque début de mois par tacite reconduction pour une durée d’un mois

Chacune des parties peut mettre fin au présent contrat sans motif et sans préavis. La facturation de la prestation du mois en cours ne peut être remboursée et reste acquise à INTERMIPAIE dès lors que la prestation INTERMIPAIE a été effectuée. 

La rupture du présent contrat, quelle qu’en soit la cause, entraîne l’exigibilité immédiate de toutes les sommes dues à INTERMIPAIE. INTERMIPAIE s’engage à restituer l’ensemble des informations concernant les données personnelles de paie.

7) Résiliation du contrat pour manquement aux obligations

En cas de non-respect de l’une quelconque des obligations prévues au contrat, et après mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception restée infructueuse pendant un délai d’un mois, le contrat pourra être résilié par l’une ou l’autre partie, nonobstant tous dommages et intérêts auxquels elle pourrait prétendre du fait des manquements susvisés.

8) Cession du contrat

Le contrat ne pourra en aucun cas faire l’objet d’une cession totale ou partielle, à titre onéreux ou gracieux, sans l’accord express de l’autre partie.

Sont assimilés à une cession du contrat : un apport partiel d’actif dans lequel le contrat est inclus, une cession de fonds de commerce, une fusion, une absorption, un changement de contrôle dans le capital social de la société signataire du contrat et d’une manière générale toute opération visant à faire changer le contrat de patrimoine. 

9) Confidentialité

INTERMIPAIE s’engage à mettre en œuvre des mesures techniques et d’organisation appropriées pour protéger les données à caractère personnel. INTERMIPAIE s’engage à respecter les différentes données nominatives communiquées par le client conformément aux dispositions de la loi informatique et libertés. INTERMIPAIE s’engage à assurer l’hébergement et à assurer la sécurité de la base de données contenant les données de traitement. INTERMIPAIE s’engage à garder confidentielle l’intégralité des données fournies par le client en vue de réaliser les traitements de la paie. Chacune des parties s’engage à faire respecter à son personnel, ses fournisseurs ou tiers intervenant la plus stricte confidentialité des opérations qu’elle réalise dans le cadre du présent service. Cette obligation ne s’applique pas pour le cas où une décision de justice impose à l’une des parties la fourniture de ces données. Cette obligation ne s’applique pas aux experts-comptables et aux commissaires aux comptes. Ceux-ci étant soumis au secret professionnel à l’égard de leurs clients, en vertu de l’article 378 du Code pénal. INTERMIPAIE s’engage à mettre en œuvre des mesures techniques et d’organisation appropriées pour protéger les données

10) Contraintes techniques

1) configuration nécessaire pour les solutions Contrat et Demat

 Le client est tenu de s’assurer que son matériel informatique est suffisamment puissant et conforme aux normes de sécurités actuelles. En particulier il devra disposer d’un navigateur supportant la sécurisation SSL 128 bits (par exemple, notamment : Internet Explorer v5, ou supérieur, Safari 4 ou supérieur, Firefox 3 ou supérieur…) Il devra posséder également un accès Internet qu’il pourra souscrire auprès d’un fournisseur d’accès de son choix.

2) Risques liés à internet

Le client déclare et garantit qu’il connaît parfaitement les caractéristiques et les contraintes de l’Internet, et notamment que les transmissions de données et d’informations sur l’Internet ne bénéficient que d’une fiabilité technique relative, celles-ci circulant sur des réseaux hétérogènes aux caractéristiques et capacités techniques diverses, qui perturbent l’accès ou le rendent impossible à certaines périodes. INTERMIPAIE ne pourra en aucun cas être tenu responsable des dégâts accidentels ou volontaires subis par le client et provoqués ou non par des tiers. INTERMIPAIE ne pourra être tenu pour responsable des difficultés ou impossibilités d’accéder au serveur par le client et notamment en cas de coupure d’accès internet du client

3) Sauvegarde

INTERMIPAIE effectue une prestation de sauvegarde de l’ensemble des données qui est exécutée quotidiennement. Néanmoins, INTERMIPAIE ne peut être tenu pour responsable de la perte des données et du contenu des informations stockées, s’agissant d’une simple obligation de moyens. INTERMIPAIE avertit expressément le client de devoir également stocker par lui même les différents documents qu’il a pu demander et qui sont mis à sa disposition en téléchargement à partir du site.

11) Force Majeure

Il y a force majeure en matière contractuelle lorsqu’un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l’exécution de son obligation par le débiteur.

Si l’empêchement est temporaire, l’exécution de l’obligation est suspendue à moins que le retard qui en résulterait ne justifie la résolution du contrat. Si l’empêchement est définitif, le contrat est résolu de plein droit et les parties sont libérées de leurs obligations dans les conditions prévues aux articles 1351 et 1351-1 du Code civil.

Aucune des deux parties ne sera tenue responsable du retard constaté en raison des événements de force majeure.

En cas de force majeure, constatée par l’une des parties, celle-ci doit en informer l’autre partie par écrit dans les meilleurs délais. 

Les délais prévus pour la réalisation de la prestation seront décalés en fonction de la durée du retard dû à la force majeure.

12) Loi applicable

Le contrat est régi par la loi française, et tout litige qui en résulterait devra être soumis au tribunal dont dépend le siège social de INTERMIPAIE.