Signer un contrat de travail d’intermittent avec la signature électronique

1. La signature électronique est-elle légale pour signer des contrats de travail ?

Oui. La signature électronique est légale dans l’Union européenne et, par conséquent, elle l’est en France. Elle peut être utilisée pour signer n’importe quel type de contrat.

La signature électronique est, encadrée au niveau européen par le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance (eIDAS) n°910/2014 du 23 juillet 2014. 

Lorsque vous signez un document, il faut s’assurer de trois choses :

• Votre document n’a pas été modifié après la signature
• C’est la bonne personne qui a signé le document
• La date de la signature correspond à celle du document

2. La signature via Adobe Acrobat est-elle valable ?

Non. L’encre signature d’Adobe Acrobat Pro est une simple marque apposée à la main sur la page, semblable à un dessin libre réalisé sur le document, elle n’est en aucun cas une signature électronique. L’encre signature n’a dons aucune valeur juridique et contractuelle car elle ne fait pas appel à une identification numérique et il est donc impossible de vérifier l’identité du signataire d’une encre signature. 

Oui. Il vous faudra utiliser Adobe Sign ou toute autre application de signature en ligne pour obtenir une signature électronique aux normes, en payant un abonnement vous pourrez ainsi envoyer des documents à signer, en créant autant de parapheurs que de documents à envoyer.

3. Pourquoi choisir INTERMIPAIE pour la signature de vos contrats de travail ?

• INTERMIPAIE est prestataire de paie pour le spectacle : nous parlons le même langage, et avons à cœur de nous adapter aux spécificités du secteur.

• Les tarifs sont très compétitifs, puisque un contrat de travail signé par deux signataires vous coutera seulement 1 € ht.

• Notre solution est complète puisqu’elle comprend la signature électronique et l’archivage des documents signés dans un vrai coffre-fort numérique (norme AFNOR), vous permettant à vous et à vos salariés de retrouver rapidement des contrats passés. La majeure partie du travail est effectuée par INTERMIPAIE, nous préparons pour vous les parapheurs contenant chacun un contrat de travail et les signataires à qui l’envoyer, il ne vous restera plus qu’à les valider en entrant un mot de passe.

• Nous avons choisi un partenaire remplissant toutes les conditions nécessaires : eDocGroup possède les normes : NFZ42-020 (coffre fort numérique), NF42-025 (Gestion des bulletins de paie dématérialisée), ISO27001 (Management de la sécurité de l’information), et l’agrément SIAF (service interministériel des archives de France). Il est également membre de la FnTC (Fédération des Tiers de Confiance).

• Et enfin en option la possibilité d’utiliser notre plateforme d’édition des contrats, contenant votre base de salariés et vos modèles de contrats. Cette plateforme est également utilisée pour envoyer les DPAE automatiquement.

4. De quelle façon le salarié reçoit-il le contrat de travail pour le signer  ?

Par e-mail. La personne chargée d’envoyer les contrats de travail à signer le fait à travers la plateforme WimDemat (eDoc Group), le salarié reçoit un lien dans un e-mail sur sa messagerie électronique. Il n’a pas besoin d’être enregistré sur eDoc pour pouvoir signer, il peut le faire où qu’il soit, en utilisant un mobile, une tablette, un ordinateur portable ou un PC/MAC. Dans tous les cas, nous récupérons des preuves électroniques du contexte dans lequel la signature a été effectuée : date, heure, géolocalisation, adresse IP, navigateur, etc.

En revanche si le salarié dispose d’un coffre fort personnel eDoc, que nous lui proposerons en amont gratuitement, son contrat sera archivé dans son coffre.

5. Peut il y avoir un signataire en plus du salarié et de vous même ?

Oui. Le choix du parcours de la signature et du nombre de signataires est paramétré dans un modèle, ce dernier peut comporter autant de signataires que souhaité.

6. Quelle est la durée de stockage des documents signés ?

Du côté de l’entreprise, tous les contrats signés sont archivés sur son espace pendant 10 ans. Du côté du salarié, si celui-ci active son coffre-fort numérique personnel, il pourra conserver ses contrats pendant 50 ans ou jusqu’à ses 75 ans. Le coffre du salarié lui est personnel, il peut le garder même s’il ne travaille plus pour l’entreprise ou que celle-ci n’existe plus.

7. Où sont stockés les contrats de travail ?

Les contrats archivés dans les coffres-forts numériques sont hébergés en France. Les serveurs utilisés répondent au plus haut niveau de sécurisation. Les technologies de confiance (horodatage, empreintes d’intégrité) garantissent l’intégrité des documents archivés.

8. Comment vérifier que la signature d’un contrat pdf est valide ?